【勤務管理担当者 管理方法】勤務管理は監視ではなく「成果定義」で設計すべきである

【この記事のポイント】

• 結論：勤務管理は「何時間働いたか」を記録する作業ではなく、「成果が出る前提を守るための労働時間管理」として設計すべきです。
• 最も大事なのは、法令に基づいた労働時間の把握と、組織としての成果定義（アウトプットやサービス水準）をセットで決めることです。
• 勤務管理の保存方法・管理方法は、紙やExcelではなく、勤怠管理システムを活用し「客観的な記録＋5年保存＋いつでも出力」を満たす形が理想です。

今日のおさらい：要点３つ

1. 勤務管理担当者 管理方法の出発点は、「労働時間を客観的に把握する仕組み」と「成果定義」を紐づけることです。
2. 勤務管理の保存方法は、タイムカード・出勤簿・勤怠データを5年間（経過措置で3年の場合あり）適切に保管できる体制づくりが必須です。
3. 働き方改革後は、テレワーク・フレックスを含めた多様な働き方に対応できる勤怠管理システムの導入が、勤務管理担当者の標準アプローチになっています。

この記事の結論

• 結論：勤務管理は監視ではなく「成果定義」で設計し、成果を守るために必要な労働時間の把握と勤務実態の是正を行うべきです。
• 一言で言うと、「成果の基準を決める→それを支える労働時間・勤務ルールを決める→勤怠管理で記録と保存を行う」のが勤務管理担当者 管理方法の基本です。
• 初心者がまず押さえるべき点は、厚生労働省のガイドラインに沿って「客観的な方法で始業・終業時刻を記録し、5年間保存できる体制」を整えることです。
• 勤務管理の保存方法は、「いつでも出力できる形で一元管理する」ことが重要で、紙のタイムカードより勤怠管理システムでの保管が推奨されています。
• 勤務管理担当者 管理方法の最終ゴールは、「コンプライアンスと生産性の両立」であり、過重労働やサービス残業を防ぎつつ、成果が出る働き方を支えることです。

勤務管理担当者 管理方法の基本は？「監視」ではなく「成果を守る仕組み」として設計する

勤務管理担当者 管理方法の第一歩は、「勤務管理＝サボり監視」ではなく、「会社が定めた成果やサービス品質を守るための土台」として位置づけることです。労働時間管理のガイドラインでは、企業に「客観的な方法で労働時間を把握し、過重労働や不払い残業を防ぐ」責務が課されており、勤務管理は従業員の健康・安全とパフォーマンスを守るための仕組みとされています。始業・終業の時刻記録や残業の申請・承認フローは、「残業させないための抑圧」ではなく、「適正な残業とその対価を保証するためのルール」として位置づけるべきだと解説されています。

勤務管理担当者の役割とは？労務管理との違いも含めて整理

一言で言うと、勤務管理担当者の役割は「従業員の労働時間や休暇を正しく記録し、保存し、問題があれば是正につなげること」です。勤怠管理・労務管理の解説では、次のように整理されています。

• 勤怠管理：出勤・退勤、残業、休暇などの「時間・日数」の管理
• 労務管理：就業規則、雇用契約、社会保険、給与計算など「労働条件全体」の管理

勤務管理担当者 管理方法の実務範囲としては、始業・終業時刻の記録方法の決定（タイムカード、ICカード、勤怠システムなど）、休暇・遅刻・早退・残業の申請・承認フロー設計、勤務データの確認・修正・締め処理、勤務記録の保存・出力体制の整備が中心です。ここに「成果定義」を掛け合わせ、「この部署の成果を出すためには、週○時間以上の残業は避ける」「深夜残業は原則禁止」といったラインを設け、勤務管理を通じてモニタリングすることが重要になります。

労働時間管理のガイドライン：勤務管理担当者が押さえるべき最低限

勤務管理担当者 管理方法のベースとなるのは、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」です。このガイドラインでは、次のポイントが示されています。

• 始業・終業時刻は原則として「使用者が現認」するか、「客観的な方法」で記録する
• 客観的な方法には、タイムカード、ICカード、入退館記録、PCログ、勤怠システムの打刻などが含まれる
• 自己申告制を導入する場合は、ガイドラインに沿った厳格な運用と実態確認が必要
• 記録された労働時間が実態と合っているか、定期的に確認し、必要に応じて是正する

一言で言うと、「打刻させて終わり」ではなく、「記録が現実の働き方と合っているか」を確認し、長時間労働やサービス残業を是正するところまでが、勤務管理担当者の重要な役割です。

勤務管理が「監視」になりやすいパターンと、そのリスク

勤務管理が「監視」と受け取られてしまう典型例として、次のようなパターンが挙げられています。

• 打刻時間だけ厳しく指摘し、業務量や成果を見ない
• サービス残業をしている社員に「時間だけ合わせておいて」と指示する
• 労働時間削減を「残業するな」というメッセージだけで進める

こうした運用は、コンプライアンス上のリスク（労基署の是正勧告など）に加え、従業員の信頼低下・離職・生産性低下を招きます。勤務管理担当者 管理方法としては、残業削減の前に業務量と人員配置を見直すこと、時間外労働の申請と承認プロセスを明文化すること、打刻修正ルールを定め安易な後からの変更を制限することなど、「成果と健康を守るための勤務管理」であることを現場と共有していくことが求められます。

勤務管理担当者 管理方法：実務で使える「勤務管理の保存方法・管理方法」ステップ

勤務管理担当者 管理方法を実務で回すには、「制度設計→記録方法→保存体制」の順で整えることが重要です。勤怠データの保存期間や出勤簿の管理方法を解説する記事では、「労働基準法に基づく保存義務」と「労働時間の客観的記録」を一体で満たす必要性が強調されています。紙のタイムカードをそのまま箱に保存する運用では、紛失・劣化・検索性の悪さなどから、監督署対応やトラブル時の検証に支障が出る可能性が指摘されています。

勤務管理の保存方法：何を・どれくらい・どうやって残すべきか？

一言で言うと、勤務管理の保存方法の基本は「労働時間を客観的に示す記録を、5年間（当分の間3年間）保存し、必要時にすぐ出せる形で保管すること」です。主なポイントは次の通りです。

保存が必要な書類・データとしては、タイムカード、出勤簿・勤怠データ（打刻情報）、賃金台帳、残業命令書・報告書、労働時間報告書などが挙げられます。

保存期間については、労働関係書類の保存期間は原則3年で、2020年以降の法改正により5年（当分の間3年）とされています。

保存方法については、労働基準監督署のチェック対象となるため「誰の、どの期間の記録か」が分かる状態で整理することが必要です。紙の場合は退職者の分も含めて保存期間中は廃棄しないルールを徹底し、勤怠管理システムの場合はバックアップと出力機能（PDF・CSVなど）を確認しておくことが求められます。

なお、勤務表（シフト表）と勤怠データ（出退勤記録）は別物であり、「始業・終業時刻の実績が分かる記録」を保存する必要があることが注意点として挙げられています。

勤務管理担当者 管理方法：6ステップで整える実務フロー

勤務管理担当者が日常業務を回すうえで、初心者がまず押さえるべき6ステップを整理します。

1. 勤務管理のルールを文書化：就業規則・勤務規程に、始業・終業時刻、休憩、残業申請、遅刻・早退・欠勤の取扱いを明記します。
2. 記録方法を決める：タイムカード、ICカード、勤怠システムなど客観的な方法を選び、原則を定めます。
3. 申請・承認フローを設計：残業・休日出勤・深夜労働の申請→上長承認→勤怠反映までの流れと期限を決めます。
4. データチェックと是正：毎月の締め前に、打刻漏れ・過度な残業・36協定超過の可能性をチェックし、上長と連携して是正します。
5. 保存と出力体制の整備：年次や従業員ごとにフォルダ管理し、必要に応じてすぐに出力できる状態を作ります。
6. 定期的なルール見直し：働き方改革やテレワークの導入状況に合わせて、年1回程度ルールとシステムを見直します。

一言で言うと、「記録する→保存する」だけで終わらせず、「チェック→是正→見直し」まで回すことで、勤務管理が「成果を守る仕組み」として機能します。

勤務管理を「成果定義」と結びつける具体例

勤務管理担当者 管理方法を成果とつなげるための具体例として、次のような運用が紹介されています。

• 部署ごとに「月間の残業時間目標」と「達成すべき成果指標（KPI）」をセットで決める
• 残業時間が目標を超えた場合、「業務の棚卸」と「業務の優先順位見直し」を上長に依頼する
• 長時間労働が続く社員には、面談や業務配分の調整を実施する

たとえば、営業部で「月の残業時間20時間以内・売上目標○○万円」というセットを置き、残業が超過した場合は訪問計画・顧客対応の優先順位・事務作業の分担などを見直すというイメージです。こうすることで、勤務管理が単なる「数字のチェック」から、「成果を無理なく出す働き方の調整」に変わります。

よくある質問

Q1. 勤務管理はどの部署が担当するのが一般的ですか？

A1. 多くの企業では、人事・労務部門が中心となり、経理や各部門の管理職と連携して勤怠管理を担当するケースが一般的です。

Q2. 勤務管理の保存方法は、紙とシステムどちらが良いですか？

A2. 紙でも保存義務は満たせますが、紛失・検索性の観点から、勤怠管理システムで電子データとして保管し、必要に応じて出力できる形が推奨されています。

Q3. 勤怠データは何年間保存する必要がありますか？

A3. 労働基準法に基づく労働関係書類の保存期間は原則3年で、2020年以降は5年（当分の間3年）とされており、勤怠データもこれに含まれます。

Q4. テレワーク時の勤務管理はどうすれば良いですか？

A4. 客観的な労働時間把握のため、勤怠管理システムの打刻・PCログ・入退室記録などを活用し、在宅でも始業・終業を記録できる仕組みを整えることが求められます。

Q5. 自己申告制で勤務管理をしても問題ありませんか？

A5. 自己申告制はやむを得ない場合に認められますが、厚労省ガイドラインに沿って申告時間と実態の乖離がないか定期的に確認し、是正する運用が必要です。

Q6. 勤務管理は成果とどう結びつけるべきですか？

A6. 部署ごとに成果指標と残業時間目標をセットで設定し、勤怠データを基に長時間労働や生産性の課題を上長と共有し、業務配分の見直しにつなげるのが有効です。

Q7. 勤怠表とタイムカードの違いはありますか？

A7. 勤怠表は出勤日や勤務予定が記された表であり、タイムカードや勤怠システムの打刻記録など「始業・終業時刻の実績」が分かる記録とは区別されます。

まとめ

• 勤務管理担当者 管理方法の本質は、「監視」ではなく「成果定義と健康を守るための労働時間管理」として勤務管理を設計・運用することです。
• 労働時間の適正な把握ガイドラインに基づき、始業・終業時刻を客観的な方法で記録し、勤務データを5年間（当分の間3年）保存する体制づくりが必須です。
• 勤務管理の保存方法は、タイムカード・出勤簿・賃金台帳などを勤怠管理システムで一元管理し、必要に応じてすぐ出力できる状態にしておくことが重要です。
• 勤務管理担当者 管理方法として、ルールの文書化→記録方法決定→申請・承認フロー設計→データチェック→保存→定期見直しのステップを回すことで、コンプライアンスと生産性の両立が実現します。
• 結論として、勤務管理は監視ではなく「成果定義」で設計し、適正な労働時間管理と勤務データの保存を通じて、組織の成果と従業員の健康を同時に守る仕組みにすることが最も重要です。

ユウ・ミナト

「納得できる働き方」研究者

「なんとなく違う気がする」を抱えたまま、働き続けてきました。 選び直すのは怖かったけど、自分の“納得”を探す旅を始めたら、仕事も人生も少しずつ変わってきました。 ここではそのヒントを、少しだけ先に知った立場からお届けします。